Проблеми та рішення автоматизації контролю заборгованості постачальникам

Товарні та фінансові потоки в економіці тісно пов’язані. Задачі регулювання товарообігу та фінансів для виробничих підприємства та компанії, задіяних у сфері послуг, є вельми важливими.

Співпраця з партнерами передбачає своєчасність постачання та грошових виплат згідно договірних умов. Це неможливо без якісного обліку, який зараз успішно автоматизовано за допомогою алгоритмів спеціалізованих облікових систем.

Особливості вибору облікової платформи

Кожен суб’єкт підприємницької діяльності, як у великому, так у середньому і малому бізнесі, має свої особисті потреби. Вибір програмного забезпечення для ведення обліку залежить саме від цих особливостей.

Зрозуміло, що облікові платформи можуть відрізнятися:

• запропонованим набором функціоналу;
• вартістю супроводження;
• можливостями адаптації до конкретних потреб користувача;
• складністю інтерфейсу та іншими факторами.

Для малого та середнього бізнесу з невеликими обсягами, наприклад, велике значення має вартість програми. А якщо на підприємстві не передбачена посада кваліфікованого облікового співробітника, то слід також звернути увагу і на ступінь складності інтерфейсу. Як правило, такі системи мають додаткові модулі, які можуть бути надлишковими для замовника, але їх наявність у версії програми підніме вартість користування. В той же час, використання окремих алгоритмів буде корисним для багатьох організацій.

Ведення обліку боргів в різних валютах

Вітчизняна економіка все глибше інтегрується в світову. Це вигідно і перспективно, але несе с собою певні виклики і створює проблеми. Так, для підприємств, які мають контрагентами закордонних постачальників, важливо обліковувати кредиторську заборгованість перед ними у різних валютах з прив’язкою до поточного курсу гривні. Такий функціонал присутній практично в усіх облікових системах, але не обов’язково представлений у базовій версії.

Налаштування контролю платежів по постачальникам

Відносини з контрагентами базуються на умовах контрактів, у яких, серед іншого, обумовлені терміни платежів. Можливість налаштування моніторингу виплат окремо по кожному партнеру:

1. Створює додаткові зручності.
2. Економить час.
3. Запобігає помилкам.
4. Допомагає підтримувати конструктивні зв’язки з контрагентами.

Облік заборгованості перед постачальником по кільком контрактам

Багато підприємств співпрацюють з партнерами по декільком договорам. Особливо це характерно для торгівлі, коли різні товари надходять від одного постачальника на різних умовах з різними лімітами відтермінуванням платежу. Тоді керівнику важливо відділити заборгованості в рамках співпраці з одним і тим контрагентом. Слід зазначити, що спрощені програми обліку не завжди пропонують такий алгоритм.

Платіжний календар

Зручно мати актуальный на момент запиту автоматизований звіт, який допоможе:

• спланувати оплати постачальникам;
• запобігти накладення фінансових санкцій;
• підтвердити репутацію надійного партнера.

Для цього традиційно використовується так званий платіжний календар. Цей документ містить дані підрядників чи постачальників з указанням кінцевої дати виплати по їх рахункам. Автоматичне створення платіжного календаря значно спрощує роботу облікового працівника та практично виключає ризик виникнення помилок.

Аналіз товарообігу

Ефективність роботи компанії на будь якому ринку багато в чому залежить від того, наскільки вигідними для неї є стосунки з постачальником. Аналіз товарообігу допомагає зрозуміти, чи не варто провести перемовини та запросити більш вигідні умови. Для об’єктивної оцінки показників таких відносин в облікові програми інтегровані спеціальні модулі.

Висновок

Вибирати системи обліку для малого та середнього бізнесу варто виходячи з нагальних потреб. Але при цьому варто віддати перевагу тип платформам, розробники яких готові адаптувати програму під користувача, та працюють над розширенням функціональних можливостей. Адже сфера автоматизації обліку постійно прогресує, пропонуючи ще більш ефективні рішення.